Автоматизация бизнеса в Нижнем Тагиле

Автоматизацию часто представляют как покупку: выбрали систему, оплатили, стало лучше. На практике порядок обратный. Сначала нужно понять, на каком шаге процесса компания теряет деньги, и только потом выбирать инструмент. Иначе получается дорогая витрина, в которой менеджеры продолжают работать по старинке, а руководитель по-прежнему собирает отчёт вручную.

Пройдём по пяти шагам обычной сделки промышленного поставщика или подрядчика и на каждом посмотрим, что теряется. В конце – признаки, по которым видно, что ручной режим себя изжил, сроки и бюджеты работ.

Заводской город: в Нижнем Тагиле сделку ведёт закупка, а не продавец

Нижний Тагил – металлургия и вагоностроение, а вокруг них плотный слой поставщиков и сервисных подрядчиков: метизы, металлопрокат, инструмент, средства защиты, промышленная химия, ремонт оборудования, транспорт. Такой профиль формирует особый тип сделки. Решение принимает не один человек, а процедура: техническая служба формирует потребность, снабжение собирает предложения, договорной отдел проверяет условия, оплата уходит по графику с отсрочкой. Между первым запросом и деньгами на счёте проходит от месяца до квартала. Это значит, что цена ошибки здесь не «клиент ушёл к конкуренту за час», а «мы выпали из процедуры, потому что не приложили один документ». И вторая местная черта – зависимость от нескольких крупных заказчиков Свердловской области: потеря одного из них ощутимее, чем провал десятка мелких сделок.

Протечка первая: запрос снабженца растворился в почте

Запросы приходят на общий ящик, часть – через сайт, часть – звонком напрямую менеджеру, часть – в мессенджер знакомому сотруднику. Общей картины нет ни у кого.

• письмо с запросом цен пришло в пятницу вечером, открыли во вторник;
• устная договорённость по телефону нигде не зафиксирована;
• заявка ушла менеджеру, который в отпуске, автозамены нет;
• одному и тому же предприятию два сотрудника дали разные цены.

У поставщика Нижнего Тагила даже при скромных двухстах запросах в месяц потеря 8 % – это шестнадцать упущенных возможностей. При среднем чеке промышленной поставки в 80 000 рублей и конверсии в двадцать процентов набегает больше четверти миллиона рублей ежемесячно.

Протечка вторая: считаем всех подряд, а покупают единицы

Расчёт коммерческого предложения на металлопрокат или комплект оснастки – это работа технического специалиста, а не пять минут менеджера. Когда правил квалификации нет, инженер считает всё подряд, включая запросы, отправленные «для сбора трёх предложений». Настройка занимает день: обязательные поля с объёмом, сроком поставки, отгрузкой по Нижнему Тагилу или на площадку в области, формой оплаты, признаком закупочной процедуры и историей отношений с предприятием. Дальше видно, какие типы запросов действительно конвертируются, и расчётные мощности уходят туда, где есть деньги.

Протечка третья: пакет документов собирают руками

Для участия в закупке нужны спецификация, коммерческое предложение, карточка предприятия, копии сертификатов, иногда – расчёт по форме заказчика. Всё это собирается по папкам на диске, что-то оказывается устаревшим, что-то забывают приложить. Двенадцать минут на документ – оптимистичная оценка, реально подготовка комплекта занимает полдня. Шаблоны и хранение документов внутри карточки сделки убирают эту работу: реквизиты подставляются автоматически, актуальные версии лежат в одном месте, срок действия сертификата контролирует система, а не память специалиста.

Протечка четвёртая: отгрузили, а деньги пришли не вовремя

Отсрочка платежа в промышленных поставках – норма, а контроль дебиторской задолженности при этом ведётся в таблице, которую сводят раз в месяц. В итоге о просрочке узнают, когда она уже влияет на оборотные средства. Связка с 1С решает задачу механически: оплаты и отгрузки приходят в карточку, сделки с просроченной оплатой подсвечиваются, задача на напоминание ставится автоматически, а не по настроению. Работа занимает две недели и стоит от 90 000 рублей; для компании с постоянной дебиторкой в несколько миллионов это окупается на первом же цикле.

Протечка пятая: контракт закончился, и никто не вспомнил

Промышленные закупки цикличны: расходники берут ежеквартально, средства защиты – по графику, сервис – по регламенту обслуживания. Тот, кто помнит даты, продаёт повторно почти без затрат. Тот, кто не помнит, каждый раз участвует в процедуре с нуля наравне с чужими.

• дата окончания договора и задача менеджеру за месяц до неё;
• плановая периодичность закупок по каждому предприятию;
• список контрагентов, не покупавших два квартала подряд;
• история рекламаций и особых условий в карточке, а не в голове менеджера.

Три числа, которые стоит посчитать в этом месяце

Первое: сколько запросов вы получили и по скольким есть письменный ответ в течение суток. Второе: сколько часов отдел потратил на подготовку документов – число сделок умножьте на 25 минут. Третье: какая сумма сейчас в работе на стадии согласования и сколько сделок не двигалось больше месяца. Если ни на один вопрос нет точного ответа, это и есть главный симптом: управление идёт вслепую.

Короткий тест: пора или нет

Уход ведущего менеджера уносит с собой часть заказчиков – пора. Сведения о просроченной оплате приходят от бухгалтера, а не из системы – пора. Одни и те же данные вносятся в продажах и в учёте – пора. Никто не может сказать, почему проиграна последняя процедура, – пора. Отчёт собственнику собирается дольше двух часов – пора. Достаточно двух совпадений, чтобы посчитать бюджет: он окупается быстрее, чем кажется.

Порядок работ, сроки и бюджет

Экспресс-запуск CRM – от 60 000 рублей и пять рабочих дней: воронка, карточки сделок, права доступа, обучение. Внедрение под ключ, куда входят аудит процессов, роботы и автозадачи, интеграции, отчёты и письменный регламент, – от 180 000 рублей и три-четыре недели. Обмен с 1С – от 90 000 рублей за две недели, телефония и мессенджеры – от 35 000 рублей за три дня, портал с задачами, проектами и согласованиями – от 70 000 рублей. Сопровождение – от 15 000 рублей в месяц, первый месяц доработок после сдачи бесплатный. Этапы фиксированные: разбор процессов один-два дня, техническое задание и смета два-три дня, настройка пять-десять дней, интеграции три-семь дней, обучение два дня. Как устроена сама платформа – на странице внедрения Битрикс24; лицензия оплачивается напрямую вендору и в стоимость работ не входит.

Чего система не починит

Она не выиграет процедуру за вас и не сделает цену конкурентной. Не заменит инженера, который считает нестандартный заказ под чертёж комбината Нижнего Тагила. И не создаст поток запросов там, где о компании не знают: если входящих мало, начинать нужно не с воронки, а с сайта и продвижения. Ещё одно ограничение честно назовём сразу: система не работает без владельца внутри компании. Нужен человек, который следит за качеством данных и не даёт вернуться к таблицам. РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России, смета фиксируется договором до старта, а доступы администратора остаются у заказчика с первого дня.

Частые вопросы

Мы поставляем в основном по закупочным процедурам. Что тут вообще автоматизировать? Три вещи. Первая – сроки: система напоминает о датах подачи, окончания договоров и плановых поставок, и ни одна дата не держится в голове. Вторая – комплект документов: шаблоны и хранилище с контролем актуальности сертификатов. Третья – аналитика по процедурам: видно, в каких типах закупок вы выигрываете, а где стабильно проигрываете и не стоит тратить расчётное время. Продажи в такой схеме не ускоряются, но перестают срываться из-за организационных мелочей.

Как контролировать дебиторскую задолженность через систему? После обмена с 1С в карточке сделки видны выставленные счета, поступившие оплаты и срок отсрочки по договору. Сделки с приближающейся датой платежа попадают в отдельный список, при просрочке ответственному автоматически ставится задача связаться с заказчиком, а руководитель видит общую сумму просрочки в реальном времени. Это убирает главную причину проблем с дебиторкой – не жёсткость переговоров, а то, что о просрочке узнают поздно.

У нас небольшой отдел, четыре человека. Не проще ли обойтись таблицей? Таблица работает, пока в ней один автор и до сотни строк. Дальше начинаются копии файла, расхождения версий и потеря истории. Порог, за которым таблица становится дороже системы, определяется не числом сотрудников, а длиной сделки и числом документов. При цикле в месяц и более, с отсрочками и согласованиями, четырёх человек уже достаточно, чтобы ручной учёт съедал два-три рабочих дня в месяц у каждого.

Можно ли внедрять поэтапно, без большого бюджета сразу? Именно так и стоит делать. Первый шаг – экспресс-запуск за 60 000 рублей: перестают теряться запросы, появляется единая база предприятий Нижнего Тагила и соседних городов. Через два-три месяца работы становится понятно, что мешает больше всего – документы, обмен с учётом или контроль сроков, – и следующий этап заказывается уже под конкретную проблему, а не по общему списку возможностей. Такой порядок дешевле и почти исключает оплату настроек, которыми потом никто не пользуется.

Начните с бесплатного разбора процессов – покажем, где именно у вас утекает, и назовём фиксированную цену до начала работ. Телефон +7 (901) 417-22-12.